Delegar supone al mismo tiempo una solución y un problema. Vamos a analizar esta paradoja:
Es una solución porque, como se suele decir, “la vida no te da para más”.
Como tantas personas hoy en día, tienes un trabajo “que no te lo acabas”.
Tienes más ideas, proyectos, compromisos, tareas, obligaciones, objetivos, responsabilidades… de los que puedes atender.
Y no solo en el ámbito profesional, también en el personal: hogar, familia, vida social, ocio, salud…
Seguramente tú, como la mayoría, eres consciente de esta dificultad y estás de acuerdo en que delegar es una solución.
Es necesario involucrar a otras personas y delegar.
Entonces ¿cuál es el problema?
Es evidente que delegar plantea dificultades. Muchas de mis clientes, perfiles muy diversos, pese a ser conscientes de que delegar es una solución, no logran hacerlo.
Pese al elevado coste de no delegar: agenda saturada, temas pendientes, urgencias sin atender, cosas hechas a medias o “deprisa y corriendo”… pese a todo esto, no delegan.
Entonces es cuando delegar se convierte en un problema.
Lo que debía ser una solución acaba siendo un problema.
¿Te cuesta delegar?
En este post te presento:
4 preguntas para mejorar tu capacidad para delegar
#1 ¿Para qué?
Es la más importante porque de esta pregunta nacerá tu motivación para delegar.
Las respuestas pueden ser muy variadas y es importante que respondas a esta pregunta con tus propias palabras, cada vez que vas a delegar.
Dos de las principales utilidades de delegar son: lograr hacer tareas que de otro modo no se podrían hacer y/o reducir el coste que tendría para ti hacer ciertas tarea.
#2 ¿Qué vas a delegar?
Delegar es un verbo transitivo, es decir, cuando delegas, delegas algo.
Te sugiero que identifiques criterios con los que tomar esta decisión y responder esta pregunta. A modo de ejemplo te presento 2 de estos criterios (que son mis preferidos):
Valora añadido
Muy a menudo me encuentro con personas que tienen cargos de gran responsabilidad y no tienen tiempo para proyectos o tareas de alto valor añadido porque están demasiado involucradas en tareas de menor valor añadido. Esto es una gran ineficiencia. Lo primero que te conviene delegar son las tareas en las que generas o aportas menor valor añadido. Así podrás concentrar tu tiempo y energía en tareas en las que aportas mayor valor añadido.
Algo similar sucede con el llamado «core business» o núcleo del negocio. Concéntrate en lo esencial, en lo diferencial, de tu negocio (o tu función dentro de una organización) y delega el resto.
Dificultad
Atendiendo a este criterio delegarás tareas que son fáciles de delegar o con una baja dificultad para delegar.
Este criterio es un arma de doble filo, así que ten cuidado al usarlo, no vaya a “ser peor el remedio que la enfermedad”. A veces se convierte en la excusa perfecta para no delegar.
Es cierto que delegar tiene un coste (tiempo, esfuerzo), implica cierta dificultad, es una tarea en sí misma. Por eso a veces prefieres hacer la tarea que podrías delegar que la tarea de delegar.
Es un tópico decir que: «me cuesta menos hacerlo que delegarlo». En muchas ocasiones es un error, solo estás teniendo en cuenta los costes directos y a corto plazo.
Los costes indirectos de hacerlo y no delegarlo son los asociados a todo lo que dejas de hacer mientras haces esa tarea que podrías haber delegado.
A veces, es en el medio y largo plazo cuando te das cuenta del coste de no delegar. Todos los días, semanas o meses, repites tareas que podrías haber delegado una sola vez. En el momento de delegar te puede parecer menos costoso hacerlo que delegarlo, pero si se trata de tareas que se repiten y tienes en cuenta el medio y largo plazo te darás cuenta de que dedicar ese tiempo y esfuerzo a delegar es una buena inversión.
Te animo a que consideres estos criterios y muchos otros.
#3 ¿En quién vas a delegar?
Cuando hablamos de delegar, se trata de delegar algo en alguien, así que esta es otra pregunta ineludible.
Nuevamente te sugiero que identifiques criterios con los que tomar esta decisión y responder esta pregunta. A modo de ejemplo te presento 2 de estos criterios:
Confianza
Es fundamental para decidir delegar en alguien. En el post 3 claves para generar confianza te presento 3 elementos que sirven para generar, mantener o reparar la confianza: sinceridad, fiabilidad y competencia. Si consideras a una persona sincera, fiable y competente, confías en esa persona y te resultará más fácil delegar en esa persona.
Disponibilidad
Esta es una cuestión delicada. Cada cual tiene su agenda, y la mayoría tiene una agenda complicada, como la tuya. Por respeto a la otra persona y para delegar con éxito conviene tener en consideración la disponibilidad de la persona en la que pretendes delegar. Pero cuidado, aquí también reside una excusa perfecta para no delegar: “por no molestar”. Para tener en consideración la disponibilidad de la persona y no caer en esta excusa, plantea el acto de delegar como una petición. De hecho, se trata de pedir ayuda para realizar algo. En el momento de pedir esa colaboración, pregunta por la disponibilidad.
#4 ¿Cómo?
Tienes presente para qué quieres delegar, has decidido qué vas a delegar y en quién vas a delegar. Ahora llega la pregunta del millón ¿cómo lo hago?
Como es habitual, opino que lo ideal es que te tomes un tiempo para reflexionar y encontrar tus propias respuestas.
Respuestas (en plural), conviene que te hagas la pregunta cada vez que vas a delegar, porque no hay una sola forma de hacerlo.
Dependiendo de para qué vas a delegar, qué vas a delegar o en quién vas a delegar puedes elegir hacerlo de un modo u otro.
Aunque no hay una sola respuesta a la pregunta ¿cómo delegar?, si te puedo ofrecer algunas claves para ayudarte a responderla:
Plantearlo como una petición
Pensar en delegar como pedir ayuda, pedir colaboración. Hacer una petición implica legitimar a la otra parte para negarse o negociar las condiciones. De lo contrario no es un petición, es una imposición, una orden. También se puede delegar así. Prefiero la petición, pero la decisión es tuya.
Definir las condiciones de satisfacción
En el post 2 elementos de la satisfacción, te contaba que la satisfacción depende de la relación entre el resultado y la expectativa. Para delegar con éxito es fundamental que explicites tus expectativas por completo y acordéis los indicadores para valorar el resultado. Por supuesto esto incluye plazos, cantidad, calidad, etc. De esta forma evitarás sorpresas y delegar podrá ser algo satisfactorio.
Ayudar a quién te ayuda
Asegúrate de que la persona en quien delegas tiene todos los recursos necesarios para alcanzar los resultados esperados: información, formación, herramientas, tiempo, etc. Si no tiene alguno de los recursos necesarios, quizá puedas ofrecérselos o ayudarle a conseguirlos.
Ofrecer feedback
Piensa en delegar como un proceso de mejora continua. Si delegas algo que se prolonga en el tiempo, complejo, muy importante… no esperes al final, ofrece feedback para corregir a tiempo posibles desviaciones. Si delegas tareas que se repiten, cada “entrega” es una oportunidad para ofrecer feedback y mejorar en esa función delegada. Delegar podría no salir bien a la primera, pero siempre se puede mejorar.
Estas son algunas claves que te pueden servir al decidir cómo delegar, si te tomas tu tiempo para reflexionar seguro que encuentras otras. Para inspirar esa reflexión ¿Qué te ha funcionado, y qué no, al delegar cierta tarea o en cierta persona?
¡Anímate a delegar!
Es una inversión muy rentable.
Puede tener un impacto muy positivo en tus resultados y en tu bienestar.
Puede facilitar el desarrollo de las personas en las que delegas.
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3 claves para generar confianza
2 elementos de la satisfacción
Te dejo a continuación un enlace a Harvard Business Review para que puedas acceder a algunos artícuos muy interesantes sobre este apasionante tema:
