Javi Ursua

La evolución de las suites de productividad

Cómo han pasado las suites de un paquete de programas a una plataforma con modelos de IA de varios proveedores dentro, cómo se cobra hoy esa capa y qué conviene revisar en la próxima actualización.

Artículo vivo: lo reviso al menos una vez al año. Esta versión describe el estado a septiembre de 2026.

Una suite de productividad empezó siendo un paquete de programas que se compraba una vez, pasó a ser un servicio que se alquila por persona y mes, y en 2026 se ha convertido en una plataforma donde trabajan modelos de inteligencia artificial de varios proveedores y una parte del coste se factura por uso. Cada etapa cambió qué se compra, quién decide y dónde están los datos.

Este artículo sigue ese recorrido y se detiene en lo que ha cambiado en el último año, que es mucho. Por qué la suite pesa tanto en la forma de trabajar de una empresa lo cuento en Por qué la suite decide cómo trabaja una empresa . Aquí va la cronología y el estado actual.

Cuatro etapas, y la cuarta está en marcha

El paquete en la mesa. Durante años, una suite era un conjunto de programas instalados en cada ordenador: procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, correo. La unidad de trabajo era el fichero, que viajaba adjunto de buzón en buzón. Se compraba una versión y se usaba hasta que convenía comprar la siguiente.

La nube y la suscripción. Los documentos pasaron a vivir en un servidor, varias personas empezaron a editar el mismo a la vez y el software dejó de comprarse para alquilarse por persona y mes. El proveedor actualiza cuando decide, y los datos de la empresa dejan de estar físicamente en la empresa. Las consecuencias para un comité de dirección las cuento en Del ordenador personal a la IA generativa .

La conversación en el centro. El chat de equipo, los canales y la videollamada se convirtieron en la puerta de entrada al trabajo, y el documento pasó a ser algo que se comenta dentro de una conversación. El trabajo remoto de 2020 terminó de asentar esta etapa.

La capa de inteligencia artificial. Desde 2023, las dos grandes suites —Microsoft 365 y Google Workspace— añadieron asistentes de IA generativa dentro de sus aplicaciones. Es la etapa en curso, y en tres años ha cambiado tres veces de forma: primero un asistente, después varios modelos detrás del asistente y ahora agentes que ejecutan tareas y se pagan por consumo.

Dos maneras de cobrar la misma capa

A septiembre de 2026, las dos suites dominantes cobran la inteligencia artificial de forma distinta, y conviene tenerlo claro antes de comparar precios. Todas las cifras de esta sección son precios de España, sin impuestos y con compromiso anual.

Google la incluye en el plan. Gemini viene dentro de los planes de Workspace sin licencia añadida. En Business Starter (6,80 € por persona y mes) llega limitado a Gmail. Desde Business Standard (13,60 €) aparece en Gmail, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Drive, Meet y Chat. Business Plus cuesta 21,10 €.

Microsoft separa el chat del acceso a los datos. Copilot Chat viene incluido en los planes de Microsoft 365 y responde con información de la web; los documentos de la empresa solo entran si la persona los sube o los tiene abiertos. Que Copilot lea por su cuenta el correo, el calendario, Teams y SharePoint es lo que se paga aparte: 18,20 € por persona y mes con Copilot Business, para organizaciones de hasta 300 personas, y 26,00 € con Microsoft 365 Copilot, para las grandes. Microsoft vende también paquetes con el plan base incluido: Microsoft 365 Empresa Estándar con Copilot sale a 20,36 €.

La comparación directa, en el nivel intermedio, es 13,60 € de Google Business Standard con Gemini frente a 20,36 € del paquete de Microsoft Empresa Estándar con Copilot. Es una diferencia real y es la parte pequeña de la decisión: el coste de cambiar de suite está en la migración, en las integraciones y en los hábitos, como explico en Cómo elegir una herramienta digital . Qué incluye exactamente cada producto de Microsoft lo detallo en Copilot en 365: qué compras realmente .

De un modelo a varios

El cambio más importante del último año no se ve en la pantalla. Copilot ha dejado de ser un asistente sobre los modelos de un solo proveedor. La cronología, según la documentación y los anuncios de Microsoft y Anthropic:

La consecuencia práctica toca al gobierno de la empresa. «Copilot» es hoy una capa de Microsoft sobre modelos de Microsoft, de OpenAI y de Anthropic, y cada proveedor tiene su interruptor en el centro de administración. Qué modelo procesa los datos de una empresa ya no depende solo de la suite contratada: depende de cómo esté ese panel, y en muchas organizaciones nadie lo ha abierto.

Hay además una lectura para quien asocia la inteligencia artificial con ChatGPT. Una empresa que paga Copilot ya trabaja, sin saberlo, con modelos de OpenAI; añadir ChatGPT es añadir otra interfaz y otro contrato. Y Microsoft es a la vez cliente, distribuidor, proveedor de nube e inversor de Anthropic. Las fronteras entre suites y fabricantes de modelos se han vuelto porosas, y eso cambia la pregunta que cuento en Copilot y Claude: cuándo tiene sentido tener los dos .

Del asistente al agente, y de la licencia al consumo

La otra novedad del año cambia la forma de pagar.

Un asistente responde cuando se le pregunta. Un agente recibe un objetivo y encadena pasos por su cuenta —buscar, leer, redactar, enviar—, como explico en Agentes: qué cambia cuando la máquina ejecuta . En la suite de Microsoft, los agentes se construyen con Copilot Studio y consumen créditos: según la tabla oficial, una respuesta predefinida cuesta 1 crédito, una generada por el modelo 2, una acción del agente 5 y una consulta a los datos de la empresa 10. Un paquete de 25.000 créditos cuesta 173,30 € al mes; sin paquete, el crédito sale a 0,0086 €. Quien tiene licencia de Copilot no consume créditos al usar agentes internos.

Copilot Cowork, el agente de Microsoft para tareas largas de varios pasos, está disponible desde el 16 de junio de 2026 y exige la licencia de Copilot más facturación por consumo. Microsoft dice que lo ha construido trabajando con Anthropic, con la tecnología de Claude Cowork, y según la prensa económica usa modelos Claude.

En la gama alta, Microsoft anunció en marzo de 2026 un plan, Microsoft 365 E7, que agrupa su suite más completa, Copilot y una consola para gobernar agentes, a 99 dólares por persona y mes en Estados Unidos. Y anunció en diciembre de 2025 una subida de precios de sus suites comerciales a partir del 1 de julio de 2026.

La tendencia de 2026 tiene dos caras: la inteligencia artificial se está empaquetando dentro de la suite, y a la vez una parte creciente de su coste deja de ser fija. Para una dirección financiera, eso significa pasar de una cuota previsible a un gasto que depende de cuánto se use, y Microsoft publica un estimador para intentar anticiparlo.

Cuánta gente lo usa de verdad

Microsoft declaró en julio de 2026 más de 30 millones de puestos de pago de Copilot. En enero había dado una cifra de más de 450 millones de puestos comerciales de Microsoft 365. Como los dos datos son de trimestres distintos, la proporción sirve solo como orden de magnitud: en torno a uno de cada quince puestos de Microsoft 365 tenía licencia de Copilot a mediados de 2026.

Los dos ensayos públicos independientes más citados, ambos del Gobierno británico, dicen cosas compatibles. En el del Departamento de Trabajo, con más de 3.500 participantes, la gente declaró ahorrar unos 19 minutos al día. En el del Departamento de Comercio, con 1.000 licencias, la satisfacción fue alta y no se encontró evidencia sólida de mejora de la productividad. La gente lo valora y cree que le ahorra tiempo; que eso se convierta en productividad de la organización está por demostrar, y depende de cambios en la forma de trabajar que ninguna licencia trae.

Lo que miraré en la próxima revisión

Un artículo vivo necesita saber qué vigilar. Estas son las preguntas que abriré en la próxima actualización:

Las suites han cambiado de forma varias veces y han conservado siempre el mismo lugar: el sitio donde vive el trabajo diario de una empresa. Mientras eso siga así, la inteligencia artificial que más gente usará en su trabajo será la que llegue por ahí, y la decisión que importa seguirá siendo cómo se configura, qué datos puede leer y quién lo decide.

Fuentes

Todas consultadas en septiembre de 2026. Los precios son de las páginas oficiales de España, sin impuestos.